州直各预算单位,各县(市)财政局、高新区财政局,各政府采购代理机构:

为进一步加强政府采购履约验收管理,提高履约验收的科学化、规范化水平,维护政府采购公平竞争秩序,提升政府采购质效,优化政府采购营商环境,结合我州实际,现将政府采购履约验收管理有关事项通知如下:

一、高度重视履约验收管理

加强履约验收管理是深化政府采购制度改革、提高政府采购质效、实现采购目标的重要保证。严格规范开展履约验收是加强政府采购结果管理的重要举措,是保证采购质量、开展绩效评价、形成闭环管理的重要环节,对实现采购与预算、资产及财务等管理工作协调联动具有重要意义。各地区、各部门、各政府采购代理机构要充分认识履约验收管理的重要性和必要性,切实加强政府采购活动的结果管理。

二、加强政府采购合同管理

(一)严格依据采购文件、供应商响应文件签订政府采购合同。政府采购合同是履约验收的主要依据,采购人与中标(成交)供应商应本着平等、自愿、公平、诚信的原则,依据采购文件、中标(成交)供应商响应文件订立政府采购合同,详细约定采、供双方的权利与义务,并不得向供应商收取履约保证金。采购合同的具体条款应当包括项目的验收要求、与履约验收挂钩的资金支付条件及时间、违约责任、争议处理规定、采购人及供应商各自权利义务等内容。采购需求、项目验收标准和程序应当作为采购合同的附件。

(二)应快尽快签订政府采购合同、进行合同公告、合同备案,提高采购效率。采购人应本着应快尽快的原则自中标(成交)通知书发出之日起10个工作日内与中标(成交)供应商签订政府采购合同。对于特别复杂、情形特殊的采购项目,可视情况适当延长政府采购合同签订时间,但最长不得超过30日。采购人或采购代理机构应当自合同签订之日起2个工作日内在湖北省政府采购网发布合同公告(采购合同中涉及国家秘密、商业秘密的内容除外),采购人应当自签订合同之日起7个工作日内在恩施州政府采购监管平台进行合同备案。

(三)政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的,双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任,双方都有过错的,各自承担相应的责任。

三、严格规范开展履约验收

(一)采购人应当依法组织履约验收工作。政府采购合同履行完毕,采购人应于收到供应商验收申请后5日内组织履约验收。采购人应当根据采购项目的具体情况,自行组织项目验收或者委托采购代理机构验收。采购人委托采购代理机构进行履约验收的,应当对验收结果进行书面确认。

(二)完整细化编制验收方案。采购人或其委托的采购代理机构应当根据项目特点制定验收方案,明确履约验收的时间、方式、程序等内容。技术复杂、社会影响较大的货物类项目,可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节;服务类项目,可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核,结合考核情况和服务效果进行验收;工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。

(三)完善验收方式。大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作,验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。对于采购人和使用人分离的采购项目,应当邀请实际使用人参与验收。采购人、采购代理机构可以邀请参加本项目的其他供应商或第三方专业机构及专家参与验收,相关验收意见作为验收书的参考资料。政府向社会公众提供的公共服务项目,验收时应当邀请服务对象参与并出具意见,验收结果应当向社会公告。参与政府采购项目验收的所有人员应当签署保密承诺,严格保守项目验收过程中获悉的国家和商业秘密。

(四)严格按照采购合同开展履约验收。采购人或者采购代理机构应当成立验收小组,按照采购合同的约定对供应商履约情况进行验收。验收时,应当按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。验收结束后,应当出具验收书,列明各项标准的验收情况及项目总体评价,由验收双方共同签署。验收结果应当与采购合同约定的资金支付条件挂钩。履约验收的各项资料应当存档备查。

(五)严格落实履约验收责任。验收合格的项目,采购人应当根据采购合同的约定及时向供应商支付采购资金。验收不合格的项目,采购人应当依法及时处理。采购合同的履行、违约责任和解决争议的方式等适用《中华人民共和国民法典》。中标(成交)供应商应当配合采购人做好项目验收,提供与项目验收相关的生产、技术、服务、数量、质量、安全等资料。供应商在履约过程中有政府采购法律法规规定的违法违规情形的,采购人应当及时报告本级财政部门。政府采购合同履行完毕,采购人收到供应商验收申请后,未在规定时间内按照合同约定依法组织履约验收的,供应商可书面向财政部门反映,并提交相关证明材料。

(六)及时支付合同款项。采购人应当按照政府采购合同约定,及时向中标(成交)供应商支付合同款项。对于满足合同约定支付条件的,采购人应当本着应快尽快的原则,自收到发票后5个工作日内将资金支付到合同约定的供应商账户,不得以机构变动、人员更替、政策调整等为由延迟付款,不得将采购文件和合同中未规定的义务作为向供应商付款的条件。在政府采购合同中应明确约定违约责任条款,如因采购人原因延期支付合同款项,应当依照合同约定对供应商受到的损失承担相应责任。财政部门应定期对资金支付情况进行监督检查,对采购人付款不及时的行为责令整改并予以通报,拒不改正的,财政部门停止向其拨付项目资金。

四、规范履约验收程序

(一)成立验收小组。合同履行达到验收条件的,采购人应当及时启动项目验收工作。采购人应当成立验收小组,负责开展政府采购项目履约验收工作;采购人也可以委托采购代理机构组成验收小组,按照采购人批准的程序标准等要求组织项目验收。验收小组应当由3人及以上的单数熟悉项目需求和标的的人员组成,其中相关专业技术人员人数不得少于验收小组人员总数的三分之二。

(二)制定验收方案。验收小组应当根据项目特点,制定具体详细的采购项目验收方案,明确履约验收的时间、方式、程序等内容,包括项目基本情况、验收组织方式、项目类别、验收小组组成、验收方式与方法、验收指标及标准等。    

(三)开展验收活动。供应商提供与项目验收相关的技术服务资料及其他必备材料,验收小组应当按照采购合同约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认,如实、详细做好验收记录。

(四)出具验收报告。验收结束后,应当出具验收报告。验收报告内容应包括:实施验收过程基本情况概述、各项标准的验收情况、与政府采购合同约定的权利义务比较情况、项目总体评价及验收结论性意见。验收小组全体成员应当在验收报告上签字确认,对验收结论承担法律责任。验收小组成员对验收结论存在争议的,应当按照少数服从多数的原则作出结论。持不同意见的验收小组成员应当在验收报告上签署不同意见及理由,否则视为同意验收结论。对于需要进行检测的项目,应将检测报告作为验收报告附件一并存档。采购人、供应商应当对验收结果进行书面确认。

(五)验收争议处理。项目验收过程中,供应商不认可验收意见的,采购人、供应商应按照合同约定的争议处理方式解决;合同未作约定的,按照《中华人民共和国民法典》相关规定处理。

(六)验收结果公告。除涉密政府采购项目和小额零星采购适用的框架协议外,其他政府采购项目验收结果一律在湖北省政府采购网上予以公告。但政府向社会公众提供的公共服务项目,不论是否属于框架协议范畴,验收结果均应当向社会公告。

(七)验收资料存档。项目验收完成后,采购人应当将验收方案、验收记录、验收报告、检测报告等验收资料作为采购项目档案妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁,保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

五、加强监督管理

(一)强化采购人对履约验收的主体责任。采购人应当完善内部机制、强化内部监督、细化内部流程,按照通知要求把履约验收嵌入本单位内控管理流程,加强相关工作的组织、人员和经费保障。

(二)强化财政部门对履约验收的监管。各地财政部门应进一步加强对政府采购项目履约验收的跟踪监管,开展履约验收监督检查,并对检查情况进行处理、通报。同时,将履约验收环节纳入诚信体系建设,将采购人、供应商、采购代理机构、参与验收的第三方专业机构、质量检测机构及专家诚信违约情况纳入诚信记录。财政部门要加大处罚力度,对采购人、供应商、采购代理机构、参与验收的第三方专业机构、质量检测机构及专家的违法线索要及时立案查处,对预算单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员的违法线索要及时移交相关部门。

本通知自发文之日起执行。我州政府采购有关规定与本通知不一致的, 以本通知为准。

附件:政府采购履约验收书(参考模板)

恩施州财政局        

2022年7月19日