湖北省监狱罪犯档案管理实施细则

（试行）

 

第一章  总则

 

第一条  为进一步规范罪犯档案管理，根据司法部、国家档案局《罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》和湖北省相关法规，结合监狱系统工作实际，制定本细则。

第二条  监狱罪犯档案是国家档案的组成部分，是监狱对罪犯执行刑罚所依据的法律文书，是由考核、奖惩、鉴定、医疗等形式，客观记录罪犯服刑情况的规范性执法文书及相关证据等组成的，具有历史存查价值的综合材料。

第三条  监狱罪犯档案管理是监狱管理工作的重要组成部分，应纳入监狱档案管理全宗，实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于各方面对档案的有效利用。

第四条  监狱单位办公室、狱政管理部门和监区（分监区，下同）要依法加强对罪犯档案的整理与管理，并接受同级档案行政管理部门和上级主管部门档案机构的监督、指导和检查。

 

第二章  立卷归档

 

第五条  罪犯在服刑期间应建立单人档案，分正、副卷。正卷主要包括:刑罚执行的法律依据，即对罪犯执行刑罚的法律文件（刑事起诉书副本、刑事判决书、二审裁定书、执行通知书、结案登记表等）；在服刑期间形成的法律文件(加刑判决书、减刑或假释裁定书、暂予监外执行决定书等)；入监期间形成的规范性文书记载资料。

副卷主要包括：除正卷所含法律文件材料外，还包括：以考核、奖惩、鉴定等形式，客观记录罪犯改造情况而形成的规范性执法文书及有关证据材料等。

第六条  罪犯档案采取“一人一档”管理，以卷为单位整理。罪犯释放或死亡后，监狱狱政管理部门及罪犯所在监区应当及时收集、整理罪犯相关文件材料，保证其档案材料的完整性；狱政管理部门及时对正卷、副卷进行整理、合并，重新调整立卷。调整合并后的罪犯档案应包括以下内容：

1.刑事起诉书；

2.刑事判决书（包括二审裁定书）；

3.终审裁定书（判决书）；

4.执行通知书（或“三假”罪犯查证材料）；

5.结案登记表（包括羁押期间表现鉴定表）；

6.财产性判项执行、履行情况相关材料；

7.刑期变动裁定书；

8.入监登记表；

9.入监通知书、入监通知回执；

10.罪犯自传材料；

11.罪犯反省材料；

12.入监鉴定表；

13.罪犯物品保管收据；

14.罪犯体貌特征（包括指纹）卡；

15.罪犯医疗（体检）档案；

16.罪犯心理测试材料；

17.入监个体改造质量评估表；

18.解回再审相关资料；

19.死亡（包括：非正常死亡）、病伤残（包括:工伤、自伤）等医疗及司法鉴定、相关证据及事后处理材料；

20.监狱内违反监规纪律的查证材料及行政处理（警告、记过、禁闭等）审批表及决定书（或通知书），戒具使用审批表；

21.历年评审鉴定材料（复印件）；

22.历年计分考核情况记载表、年度行政奖励表（复印件）、参加各类活动获得奖分的证明材料，单项行政奖励（表扬、物质奖励或立功）审批表及相关证据材料（复印件）；

23.分级处遇审批材料；

24.罪犯文化程度和技术等级证明材料；

25.历年奖惩材料（奖励、惩处，按时间前后排序）；

26.坦白交待、检举揭发及其他材料；

27.个别教育谈话记录；

28.离监探亲、特许离监审批表及相关证据材料；

29.行政复议、诉讼、裁定等材料，国家赔偿相关材料；

30.暂予监外执行有关执法文书；

31.罪犯出监（包括刑满释放、假释）鉴定表，罪犯释放、假释证明存根；

32.实物照片；

33.其它有保存价值的材料。

第七条  根据改造罪犯工作需要，监狱应当建立特殊档案。主要有:《重要敏感罪犯监管专档》（按省局业务工作要求建立）、《罪犯医疗（体检）档案》、《狱内案件档案》等。《罪犯医疗（体检）档案》应包括：罪犯入监体检、监内治疗、监外就医资料；办理罪犯保外就医所需的病危通知书、病情诊断书和支持病情诊断的检查资料，包括：病历、化验单、影像学资料、病理学资料、电生理学资料等；符合条件但无法保外就医罪犯的相关资料；生活不能自理的罪犯近期六个月的护理记录；医疗费用资料；病情告知资料和拒绝治疗的书面材料以及音视频资料；精神疾病诊断书、鉴定书；个别罪犯入监前在社会医院就医资料；其他有关资料。罪犯特殊档案由相关部门收集、管理，并在罪犯释放、假释或死亡后，移交狱政管理部门与该罪犯原档案一并整理、合并。

第八条  罪犯档案的保管期限为永久，保管期限从罪犯释放（死亡等）当年算起。

 

第三章  档案管理

 

第九条  罪犯档案管理实行承办部门负责原则。监狱应明确狱政管理部门2人、监区1人、专职专人管理罪犯档案，并规范档案管理岗位责任。罪犯入监后，狱政管理部门应认真按照罪犯档案目录顺序整理新收押罪犯档案，确保法律文书及资料齐全；罪犯收押后，发现法律文书有误的，应及时联系原判法院进行更正。罪犯在服刑期间，狱政管理部门及罪犯所在监区应严格落实罪犯档案材料管理负责制。正卷由狱政管理部门负责整理、管理；副卷由监区负责整理、使用和管理。

第十条  监区每季度检查罪犯副卷与在押罪犯人数是否相符，对照副卷目录检查卷内资料是否齐全，归档是否及时；每半年集中整理装订，核查人档是否相符，确保档案内法律文书、资料以及证据材料的齐全完整。监狱狱政管理部门每半年应组织一次在押罪犯档案管理专项检查，平时不定期进行抽查。

第十一条  罪犯调动、暂予监外执行（保外就医）时，其档案资料管理应符合以下规定：

（一）罪犯调往其他监狱服刑时，档案材料随人移交接收单位。移交前对档案材料应详细核对并逐档登记造册（一式二份），双方办理交接手续，各存一份。

（二）罪犯在省内暂予监外执行时，其档案材料不得外转，由监区将副卷和暂予监外执行材料交监狱刑罚执行部门建立专档并进行专项管理；若因监外执行病愈或其他情形收监，罪犯仍需继续服刑，则该专项档案交由监区保管使用。若保外病亡，则由刑罚执行部门将正卷、副卷和病亡材料整理合并后移交监狱综合档案室。若保外至刑释，则由刑罚执行部门将正副卷合并整理后移交至监狱综合档案室。罪犯省际之间暂予监外执行（保外就医）时，其档案材料由所在关押监狱刑罚执行部门负责移交给该犯（亲属）户籍（居住）所在地的省（自治区、直辖市）监狱主管机关。

（三）对外单位调入罪犯，监狱狱政管理部门负责录入调犯基础档案资料，仔细核对调犯法律文书、加减刑裁定书并将调犯加减刑裁定录入信息系统；调犯分配到监区后，监区应及时查阅档案，并将档案资料与信息系统内调犯信息认真比对，发现问题应及时纠正；调犯在原单位所受奖励与惩罚信息，经狱政管理部门按程序进行折算后统一录入信息系统。调犯分配后，监区应按要求整理调犯副卷资料，相关法律文书（包括加减刑裁定）一律归入副卷。

（四）解回再审的罪犯，其档案正副卷一律不随人移交，如确需法律文书的，可复印后交提回单位。罪犯重新收监时，狱政管理部门应仔细核对罪犯解回再审的文书回执，已加刑的相关法律文书是否齐全，并将相关文书交由所属监区及时归档。

第十二条  罪犯释放或死亡后，狱政管理部门应及时将罪犯档案整理合并，并于次年六月底前，将整理合并后的档案实体、目录和罪犯信息数据库以年度为单位刻录成光盘，一同移交本单位综合档案室。交接时双方应逐卷清点签字。

 

第四章  档案整理

 

第十三条  归档文件材料应齐全、完整、准确，图文清晰，载体及书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料起草和签批规范性执法文书、材料。

第十四条  罪犯档案整理包括编号、编目、编页、装盒等。

第十五条  罪犯档案应编写档号，档号结构为：全宗号—分类号—案卷号。

（一）全宗号

本级国家综合档案馆赋予的立档单位编号。

（二）分类号

1.一级类目：全省罪犯档案统一设置一级类目，采用“罪犯”两字汉语拼音首字母标识，即“Zf”。

2.二级类目：各监狱按年度或目录设置二级类目。年度（目录号）用4位阿拉伯数字标识，如：2018年标识为“2018”,第2目录标识为“0002”。

一级类目和二级类目之间用“·”连接。

（三）案卷号

最低一级分类下档案的顺序编号，用4位阿拉伯数字标识，如第3卷标识为“0003”。

例如：“SZ201-Zf·2018-0003”表示ⅩⅩ监狱2018年度罪犯档案第3卷。

第十五条  罪犯档案应编制案卷目录和卷内目录。目录各项目填写应齐全完整，目录样式及填写要求详见附件4。

第十六条  罪犯档案应用铅笔在卷内有文字的材料右上角（背面左上角）逐页编制页号。有封面的材料从封面开始编页，空白纸和无有效信息的页面不编页码。

第十七条  罪犯档案采取三孔一线的方法装订。装订时按下列顺序排列：软卷皮封面、卷内目录、卷内文件、软卷皮封底（含备考表）。装订应整齐牢固，不损坏文件，不妨碍阅读；装订前应去除金属物，破损文件应修裱，发生虫霉应去除虫霉，字迹扩散者应复制与原件一起装订。

第十八条  档案盒是罪犯档案的保管单位，一盒可装入一卷或多卷，以档号次序排列。

软卷皮应采用120g无酸牛皮纸制作，档案盒应选用规格为310mm×220mm，材质为220g以上无酸牛皮纸制作。

 

第五章  档案的保管与移交

 

第十九条  各立档单位应设立专门档案库房，配置防潮、防水、防日光和紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗设施设备，定期检查，保持库房清洁。档案库房不得存放与档案无关的物品。库房温度应保持在14℃-24℃、相对湿度在45%-60%。

第二十条  负责在押罪犯档案管理的狱政管理部门及监区，必须加强对各自档案库房的管理，确保在押罪犯档案材料安全。

第二十一条  档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对破损、虫蛀、霉变、字迹褪变的档案要及时采取防治措施，并进行修复。

第二十二条  档案管理人员调动时，应当在离职前做好档案移交的相关交接手续。

第二十三条  各监狱保管的罪犯档案原则上由各立档单位保管，暂时不向各级国家综合档案馆移交罪犯档案。监狱因保管条件不善，可能导致档案损毁的，经与本级国家综合档案馆协商后，可以移交罪犯档案。移交档案应符合接收档案馆进馆要求。

 

第六章  档案的利用和统计

 

第二十四条  各立档单位应建立罪犯档案利用工作制度，履行查阅、借阅登记手续。查阅档案时，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾划、批注档案材料。归还档案时要当面清查，发现损坏的应及时补救，严肃处理。罪犯档案利用应符合以下要求：

（一）罪犯档案原则上不对外查阅、借阅，确因工作需要查阅和借阅的，须持单位和个人有效证件，在押罪犯档案由分管狱政工作的监狱领导审批，刑满（病亡）罪犯档案由分管档案工作的监狱领导审批，监外执行罪犯档案由分管刑罚执行的监狱领导审批。借阅时要点交清楚，办理借阅手续，并限期归还。

（二）各单位内部因工作需要查阅在押罪犯档案材料的，须经狱政管理部门负责人审批；查阅刑满（病亡）罪犯服刑期间档案材料的，须经办公室负责人审批。查阅档案一般应在档案阅览室现场查阅，确需借出的，应报有关负责同志审批，并做好借阅登记，限期归还。

（三）电话、信函查档不予办理。

第二十五条  建立档案统计制度，对罪犯档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，各监狱（所）综合档案室，每年向省监狱管理局档案管理部门报送档案基本情况统计表。

 

第七章  档案信息化

 

第二十六条  监狱在确保档案实体和信息安全保密的前提下，要积极利用各种现代化技术手段，建立罪犯档案数据库，为统计汇总、综合调研、分析决策、查找利用等创造便捷条件。

第二十七条  监狱应全面开展纸质罪犯档案数字化工作，各监狱狱政部门为罪犯纸质档案数字化工作的责任主体，信息技术部门提供数字化平台及相关技术保障。必要时，可采取购买服务方式，交由档案中介服务机构具体实施。纸质档案数字化工作应参照《湖北省纸质档案数字化操作规程》执行，并遵循以下原则：

（一）加强管理，确保安全。按照“安全第一，预防为主”的原则，采取科学的安全管理措施，应用较为先进的技术手段，建立责权明确、覆盖纸质档案数字化全过程的岗位责任制。对数字化对象实行审批制，数字化各环节应有当事责任人的签字，数字化成果按规范要求移交，确保档案实体与信息安全。涉密档案的数字化按照国家相关规定执行。对进行数字化的档案实体，在拆装、整理、修复等过程中，应遵循最小干预、保持原貌以及适应性、相似性与可逆性原则，最大限度减少数字化对档案实体可能造成的损伤。

（二）凸显凭证，便于利用。纸质档案数字化应遵循相应的标准规范，配备适用的工具仪器，采用适当数字化技术，执行规范的质量控制体系，捕获必要的元数据，准确获得数字化副本，确保数字化副本真实、完整、可靠、可用。已经过数字化处理的罪犯档案，原则上以数字档案副本提供利用，纸质档案封存保管。

（三）加强协调，夯实基础。要明确责任主体，相关部门各负其责，协调配合，共同做好纸质档案数字化工作。要把夯实档案基础工作与数字化工作相结合，在数字化之前开展纸质档案整理、鉴定、修复等前期处理工作，提升纸质档案管理水平，为提高档案数字化质量打好基础。

 

第八章  档案管理人员的要求与责任

    

第二十八条  档案管理工作政治性、机要性强，档案工作人员要有严格的保密观念和良好的保密习惯。罪犯档案工作专业性很强，要维护档案的完整性与安全性，确保档案不丢失、不泄密。

第二十九条  要加强档案管理人员的培训。档案管理工作者要熟练掌握罪犯管理和综合档案管理业务技能，及时了解并更新系统管理知识，善于运用先进的管理思想、方法、理念定期检查通报档案管理典型情况。

第三十条  加强罪犯档案管理和利用，明确档案管理主体责任。对违反本规定，涂改、伪造、损毁、丢失档案或擅自提供利用和复制，及有其他违反档案法律法规行为的，依法依纪追究有关责任人员的责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

 

第九章  附则

 

第三十一条  本细则由省监狱管理局、省档案局负责解释。

第三十二条  本细则自2018年7月1日起施行。

 

附件：1.正卷、副卷目录及排列顺序

      2.案卷封面式样

      3.卷内备考表式样

      4.案卷目录及卷内目录式样

      5.档案盒封面和盒脊式样

 

附件1

 

正卷目录及排列顺序

 

一、法律文书

1.起诉书；

2.刑事判决书；

3.终审裁定书（判决书）；

4.执行通知书；

5.财产性判项执行、履行情况相关材料；

6.结案登记表；

7.刑期变动裁定书；

二、基本情况

8.入监登记表（相片）；

9.入监通知书、入监通知回执；

10.罪犯物品保管收据；

11.罪犯自传材料；

12.罪犯体貌特征（包括指纹）卡；

13.罪犯心理测试材料；

14.解回再审相关资料；

15.死亡（包括：非正常死亡）、病伤残（包括:工伤、自伤）等医疗及司法鉴定、相关证据及事后处理材料；

16.监狱内违反监规纪律的查证材料及行政处理（警告、记过、禁闭、严管等）审批表及决定书（或通知书），戒具使用审批表；

17.离监探亲、特许离监审批表及相关证据材料；

18.行政复议、诉讼、裁定等材料，国家赔偿相关材料；

19.实物照片；

20.其他有保存价值的材料。

副卷目录及排列顺序

 

一、法律文书

1.起诉书；

2.刑事判决书；

3.终审裁定书（判决书）；

4.执行通知书；

5.财产性判项执行、履行情况相关材料；

6.刑期变动裁定书；

二、基本情况

7.入监登记表（相片）；

8.入监鉴定表；

9.罪犯自传材料；

10.罪犯反省材料；

11.入监个体改造质量评估表；

12.罪犯体貌特征（包括指纹）卡；

13.罪犯心理测试材料；

14.历年奖惩材料（奖励、惩处，按时间前后排序）；

15.分级处遇审批材料；

16.历年评审鉴定材料（复印件）；

17.历年计分考核情况记载表（复印件）、年度行政奖励表（复印件）、参加各类活动获得奖分的证明材料；

18.坦白交待、检举揭发及其他材料；

19.个别教育谈话记录；

20.罪犯文化程度和技术等级证明材料；

21.其他有保存价值的材料。

附件2

案卷封面式样

(全宗名称)

罪犯档案

姓      名                                 案      由                    档卡流水号                    释放(死亡)      年    月    日 共      卷，第      卷共    页

全宗号	分类号	案卷号	保管期限

 

填写说明：软卷皮封面应按规定逐项填写齐全完整，其中档卡流水号应填写监狱信息化平台号。

附件3

备考表式样

本卷情况说明：                                 立 卷 人：                                                检 查 人：                                              立卷时间：

填写说明：备考表中各项目应填写齐全，准确无误，立档人和检查人的签字必须是签名，备考表可印制在软卷皮封底。

附件4

案卷目录式样

序号	档  号	题    名	案由	档卡流水号	离监时间	页数	备注

填写说明：案卷目录应横排版，项目填写应齐全，项目内容与档案实体完全对应。案卷题名的拟写应为“xx监狱关于xx（姓名）的罪犯档案”。案卷目录一式三套，一份留存提供利用，一份交省监狱管理局，一份装订成册备查。