一、收文办理原则和程序。收文的签收、拆封、分类、登记、审核、拟办、批办、催办由办公室保密、文秘人员负责，办公室主任提出拟办意见，保密与文秘人员按拟办意见送批或传阅并跟踪督办落实，传批件由中心或在家主持工作的中心领导阅处，传阅件按谁在家谁先阅的顺序送阅。

二、发文办理原则和程序。发文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递由发文起草人会同办公室文秘人员完成，办公室主任审核。发文草拟、发文稿纸填写、文稿送签由相应科室、直属单位负责并将最终定稿的电子版连同纸质版交办公室文秘人员。发文登记、复核、印制、用印、分发、存档由办公室负责；上行文一律由中心主任签发；下行文由分管领导签发，重大事项报告中心主任；平行文由分管领导审核，报中心主任签发。

三、公文归档原则和程序。公文包括发文、收文和传真电报办理完毕后，应及时整理(立卷)、归档，科、室、站、所、办、中心和个人不得保存应归档的公文。日常收文和发文办结后，由承办人即时交保密员归档；中心的重要会议和举办的重大活动，形成的文件材料(包括记录、录音、录像、照片等)，由会务人员交保密员归档；中心领导及工作人员外出参加会议和重要活动带回的文件材料，即时交保密员归档；工作人员调离工作岗位时，无条件移交、清退暂存、借用的公文后，方能办理调出手续。

四、收文复印由办公室主任签批，密级文件不得复印。

恩施州畜牧兽医服务中心档案管理工作制度

一、综合档案室职责

（一）认真贯彻执行《档案法》、《湖北省档案管理条例》等法律法规和相关规定，在中心档案管理领导小组的领导下开展工作。

（二）负责收集、整理、保管本单位的全部档案。

（三）编制必要的检索工具，编纂有价值的档案参考资料，及时、准确地提供档案资料，为各项工作服务。

（四）在中心档案管理领导小组的监督下，承办鉴定档案和销毁已过期档案的具体工作。

（五）接受档案行政管理部门的监督指导，切实改进本中心档案工作。

（六）完成领导交办的其他工作。

二、档案人员岗位职责

（一）认真执行机关档案管理的各项规定，制定档案管理工作规划。

（二）负责收集、整理和保管机关各类档案，做到收集齐全、整理科学、保管安全。

（三）开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作。

（四）编制档案检索工具、汇编档案参考资料，端正服务态度，明确服务方向，积极主动地提供档案资料，为领导决策、机关各项工作服务。

（五）积极宣传《档案法》和档案工作规定，履行监督、指导职责，促进机关和全系统档案工作不断发展。

（六）认真钻研档案业务，不断提高自身素质，努力提高档案管理水平。

三、立卷归档制度

（一）归档范围

1.中央、省、州三级党委、政府文件及重要资料。

2.国家农业农村部、省农业农村厅、省农业发展中心文件和内部刊物。

3. 国家农业农村部、省农业农村厅、省农业发展中心机关召开的会议文件和资料。

4.中心党组、党总支、中心主任办公会议以及本中心召开的各种会议形成的文件、请示、报告、会议记录等资料。

5.本机关各种内部刊物。

6.本机关政工、劳动人事方面的文件和重要资料。

7.本机关财务方面的文件和重要资料。

8.各县市和中心直属单位报送的文件、请示、报告及其他有参考和保存价值的资料。

9.各种法律、法规和规章制度。

10.同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料以及其他有参考和保存价值的文件、材料、内部书报、刊物等等。

（二）归档时间

当年文件和资料的收集于次年4月底完成，8月底以前完成文书立卷归档工作。

（三）归档要求

1.遵循文件材料的形成规律与特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2.按照本单位《归档范围案卷类目录保管期限表》对文件材料进行分类。

3.根据文件的特征，分析文件之间的主要联系，进行组卷。

4.根据国家档案部门的统一要求，对档案进行系统整理。

5.归档文件与资料要做到完整、齐全。

6.案卷标识应准确地反映卷内文件的作者、内容和文种。

四、档案移交制度

（一）机关档案实行集中统一管理。各科室、直属单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料、音像资料及应归档的实物都应按要求及时移交档案室归档保存。

（二）对档案收进、移出、利用、销毁等情况进行登记，为统计和移交工作做好准备。

（三）移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到账物相符、账表相符。

（四）档案资料移交给档案室时，交接双方应当面按移交清单逐一清点清楚，并按下列要求进行检查：       

1.文件材料、资料实物等收集是否完整齐全。

2.对破损档案、园珠笔和铅笔起草的文件是否进行了修补、复制。

3.本单位制发的文书档案是否有两套（即一套按问题整理立卷，另一套作文件汇编）。

4.已整理过的档案是否科学、组卷（盒）是否规范、编目是否清楚、案卷标题拟写是否正确。

（五）根据州档案中心统一安排，按要求及时向州档案馆移交应进馆档案资料，并做好后续室存档案号的续编工作。

（六）档案管理工作人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后，方能办理调离手续。

五、档案保管制度

（一）根据《档案法》的规定，本中心所形成的各种门类载体的档案全部由中心综合档案室统一管理。

（二）配备必要的保护设施，加强档案库房管理，做好“十防”（防盗、防光、防高温、防水、防潮、防霉、防尘、防鼠、防虫）工作。

（三）定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取措施，保护档案安全。

（四）除档案人员外，其他人员不得进入档案室，档案室内严禁吸烟。

（五）因保管不善，造成档案毁坏或丢失，按《档案法》有关规定追究责任。

六、档案保密制度

（一）保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

（二）凡带密级且尚未解密或内部使用不宜公开的档案不得在互联网上登载、传递、运行。

（三）对具有保密要求的归档电子文件提供利用时，应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。

（四）电子文件中的涉密信息在进行物理归档时应单独保存。涉密信息范围按照有关规定执行。

（五）在借阅档案时，应遵守保密规定，系统内各单位原则上只能借阅本单位的档案，特殊情况须经主管部门领导批准。调阅档案时，应由档案管理人员到库房调取，非档案管理人员不得进入库房。

（六）因工作需要查阅带密级且尚未解密的档案须经分管领导和保密领导小组负责人批准，由保密人员现场监督下在保密阅文室进行，不得带出和摘抄、复印。

（七）在档案销毁时，应由二人以上负责监销，防止档案遗失和泄露，有关人员应在销毁清册上签字，以示负责。

（八）档案管理人员必须严格遵守保密制度，不断增强保密观念，牢固树立保密意识，忠于职守，遵纪守法，确保档案和档案机密的安全。工作中应做到：

1.全面掌握库藏档案的密级情况，并准确标明，对带密级的档案要按规定进行提供利用。

2.不得利用职权擅自提供档案或不经批准扩大利用档案范围。不得翻印、抄录、复制密级档案。

3.不准将档案存放在不利于保密的地方和携带到公共场所及个人家中。

4.不准在公共场所和探亲访友中谈论机密，不在私人通信、电话中涉及档案机密问题。不该说的机密绝对不说，不该看的机密绝对不看，做到知而不言，不知不问。

5.档案人员要定期对库藏档案的保密情况进行检查，发现问题及时报告领导和有关部门，并及时采取有效措施解决。

七、档案鉴定、销毁制度

（一）档案鉴定工作是指档案价值鉴定，即鉴别档案的保存价值并确定其保管期限。档案的鉴定工作包括归档鉴定和复审鉴定。

（二）档案鉴定应贯彻“审查从细、留存从宽”的原则，既要考虑历史发展的需要，又要服务于现实工作。

（三）档案归档鉴定由档案管理部门指导归档部门进行。

（四）定期组织档案复审鉴定。加强鉴定工作的组织领导，成立鉴定小组，鉴定小组由本单位领导、档案部门和相关业务部门组成。

（五）档案的鉴定应采用直接鉴定法，对照本单位档案保管期限表，以案卷或件为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。

（六）鉴定后应填写“档案鉴定工作表”，对保存期满经过鉴定仍具有保存价值的档案，应延长保管期限。对已到保管期限确已失去保存价值的档案，按规定进行销毁。

（七）经过鉴定需要销毁的档案，应注意变更其保管期限，调整档案的排架顺序。案卷内文件有变动的应重新组卷。

（八）经过鉴定需要销毁的档案，应写出鉴定报告，登记销毁清册，经主管部门批准后方可销毁。未经批准，任何人不得随意销毁档案，严禁将待销毁的档案和不归档的文件资料作其他用途，更不能当废品出售。

（九）销毁档案时，档案管理部门应会同业务部门派二名以上人员进行监销，有关人员应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。

（十）档案部门应在案卷目录中注明已销毁的档案，并将鉴定工作表按编号顺序排列装订成册，连同鉴定工作报告、销毁清册等材料组成鉴定工作卷，放在全宗卷内永久保存。

八、档案利用制度

（一）档案人员要强化服务意识，热情主动地接待利用者。

（二）档案人员要熟悉室藏档案，了解业务工作需要，根据机关工作活动需要做好档案利用的预测工作。

（三）档案人员应根据本中心工作活动特点，编制有参考价值的资料及检索工具，不断提高档案的查全率和查准率。

（四）档案人员在提供利用档案时，必须作好查阅档案的登记与统计工作，不断改进利用工作，提高利用效率，最大限度地开发利用档案信息资料资源。

（五）要正确处理利用与保密的关系，既要积极提供利用，又不得泄露党和国家机密。

（六）利用者应严格执行档案借阅制度，履行借阅手续，按规定利用档案。

九、档案统计制度

（一）档案统计工作由专职档案员负责，统计人员要努力学习业务知识，熟悉掌握统计的对象、方法和步骤。

（二）统计要及时，各种统计指标要及时登记，统计报表按时汇总和上报。

（三）统计要准确，坚持实事求是，如实反映情况，不能马虎草率和弄虚作假。

（四）坚持做好档案的收进、移出、整理、编目、鉴定、管理、检索、编研和提供利用等情况的登记，半年进行一次帐物核查，做到帐目清楚，帐物相符。

（五）统计数据单位填写必须符合规定，收集的数据必须可靠，应以原始记录为基准，不得估算或推算。

（六）对统计数据要进行综合、分析和研究，从中找出规律性的东西，发现新情况、新问题应及时向领导汇报。

（七）建立健全各种统计台帐，积累统计资料。

十、档案借阅制度

（一）本单位职工借阅档案资料，先查找目录，找出所需档案、资料后，由借供双方当面点清卷内文件张页，借阅人在借阅登记薄签字后，经中心主管领导同意，方可借出。

外单位人员借阅档案资料，必须经本单位主管领导批准，方可借阅。

（二）档案借阅期限

党群、政工类文书档案，只能由职能科室借阅，借阅时必须经主管领导批准。

会计、基建档案原则上不借出，财会、基建管理人员因工作需要借出时，要办理借阅手续。确因工作需要其他人员需借阅，必须经主管领导批准。

科技档案借阅一般不超过半个月，如工作需要可续借。

档案材料尽可能在阅览室查阅，如必须借出，原则上一周归还，不能按期归还的，应办理续借手续，时间不得超过一周。借阅机密、绝密文书档案资料要按《保密法》、《安全法》和档案保密制度有关规定办理。借阅科技档案必须注意保护其知识产权。

（三）借阅档案资料需复印的，档案人员应按保密有关法规审核后，报分管领导批准。

（四）退休或长时间不在工作岗位（如出差、产假、病假及脱产学习或调出等情况），在离开本单位前应将所借各种资料全部归还，以便保管和利用。

（五）遇节假日或其他特殊情况，档案室有权随时收回借出档案资料，以确保其安全、保密。

（六）本单位档案借出后，应注意保密，妥善保管，精心爱护，严禁折卷、涂改、折叠，阅览时禁止吸烟，确保档案的完整、清洁、无损。应归还的档案资料，不得扣留、更不允许转借他人或随便携带至公共娱乐场所、家中，造成失密或丢失。对违反规定造成失密和丢失或发生知识产权纠纷的，按国家有关规定追究其当事人的责任。

（七）借阅档案归还时，应填写利用效果反馈记录。

（八）档案人员要精通业务，对借阅档案资料人员做到热情接待、耐心周到，尽最大努力满足利用者的要求。